Organisation des activités (FFCAM)

MINEURS : le cas particulier de l’encadrement des mineurs fait l’objet d’une NOTE spécifique, mise à jour au 29 septembre 2017, accessible également sur Extranet. 

La présente note porte sur les points suivants :

1- Rôle et responsabilités du président

2- Délégation de pouvoir du président

3- Définition d’une « activité encadrée »

4- Règles d’organisation d’une sortie

5- Cas particulier des séances en structures artificielles d’escalade (S.A.E)

6- Recommandations de pratique

7- Conduite à tenir en cas d’accident ou de symptômes graves.

1- Rôle et responsabilités du président 

De par la loi et son statut au sein de l’association, le président est responsable de l’organisation des activités pratiquées dans son club. En tant qu’organisateur d’une activité sportive, il est juridiquement tenu d’une obligation de sécurité à l’égard des pratiquants. Il s’agit d’une « obligation de moyens » et non d’une « obligation de résultat » : s’il n’est pas en mesure d’assurer à 100 % la sécurité des pratiquants de son club, puisque cela est strictement impossible, le président doit mettre en place les moyens pour que les activités s’effectuent dans des conditions de sécurité optimales. Nos activités étant considérées comme risquées, il s’agit d’une obligation de moyens renforcée, et donc un niveau de prudence accru, spécialement lorsque les participants sont inexpérimentés ou plus encore mineurs. Le président doit faire preuve d’une vigilance particulière quant à la qualité de l’encadrement.

C’est à lui qu’incombe la responsabilité d’habiliter les personnes autorisées à encadrer : à ce titre il fixe la liste exhaustive des encadrants autorisés et il la tient à jour.

Il est aidé pour cela par la fédération qui a mis en place un système de formation des cadres, contrôlé par des professionnels, sanctionné par des brevets spécifiques aux activités.

C’est la fédération (notamment grâce à la direction technique) qui est responsable de la qualité du système fédéral de formation.

La liste des cadres brevetés est consultable en temps réel sur Extranet : choisir l’encadrement dans cette liste constitue un gage de sécurité.

2- Délégation de pouvoir du président 

Si le président n’est pas en mesure d’assurer directement les tâches décrites ci-dessus, notamment par méconnaissance de certaines activités, il peut déléguer une partie de ces missions à un (ou des) responsable(s) d’activité, dans les conditions prévues par les statuts et/ou le règlement intérieur de l’association, et à défaut par le comité directeur.

Une note interne doit définir clairement les relations entre le président du club et le(s) responsable(s) d’activité, d’une part, et entre le(s) responsable(s) d’activité et le(s) encadrant(s) de la sortie d’autre part, et les responsabilités de chacun.

Cette note doit en particulier définir les modalités de maintien ou d’annulation d’une sortie.

Le président est le garant de ce fonctionnement, même si chacun des responsables ainsi désignés est tenu de la bonne exécution de ces règles. 

Dans la plupart des clubs, le responsable d’activité est chargé de l’élaboration des programmes.

Le programme, construit avec les encadrants, doit être adapté aux caractéristiques des adhérents du club et doit permettre d’accueillir les débutants.

Le responsable d’activité précise le niveau de chaque sortie figurant au programme. Le niveau de compétences des encadrants doit être en adéquation avec le niveau de difficulté des activités encadrées.

Le responsable d’activité s’emploie à reconnaître et promouvoir l’action des encadrants, et à encourager leur motivation et leur fidélité au club. Les encadrants doivent lui rendre compte de leur activité. Le responsable d’activité doit les inciter à se former et/ou se recycler et enregistrer toutes leurs actions de formation et de recyclage.

Il doit veiller au respect des directives fédérales et de ses propres prescriptions.

Il peut être chargé de tenir à jour la liste des encadrants de son activité et de la soumettre pour validation au président du club. 

Le responsable de chaque sortie précise la condition physique et les compétences techniques requises des participants. Il rend compte au président ou au responsable d’activité du déroulement de la sortie, surtout si une difficulté est survenue.

C’est la fédération (notamment grâce à la direction technique) qui est responsable de la qualité du système fédéral de formation.

La liste des cadres brevetés est consultable en temps réel sur Extranet : choisir l’encadrement dans cette liste constitue un gage de sécurité.

Cela ne dispense pas le président du club de mettre en place une organisation adaptée et fiable au sein de son association.

N.B. Le brevet ne confère aucun droit à encadrer. 

2 Note sur l’organisation des activités dans les associations affiliées- 2017

Le président peut choisir également des cadres non titulaires de brevets fédéraux. Dans ce cas, c’est à lui de s’assurer des compétences, notamment techniques, du cadre choisi et de ne l’autoriser à encadrer des activités qu’à la hauteur de ses compétences.

Le président aura soin d’inciter régulièrement les bénévoles à se former et à se recycler.

Le président doit également valider le programme des activités encadrées, en veillant à l’adéquation entre les encadrants, le niveau de la sortie et le nombre de participants.

Il doit veiller à la gestion du matériel appartenant au club et notamment des EPI, en désignant un responsable remplissant les conditions pour exercer cette mission (voir note sur la gestion des EPI).

3- Définition d’une activité « encadrée » 

Une activité « encadrée » est une activité organisée par le club conformément à ses règles de fonctionnement, sous la responsabilité d’un encadrant habilité et figurant au programme des activités. Par programme, il faut entendre la publication sur les supports officiels du club : affichage au local, revue interne, programme édité sur un document papier, programme sur site web, etc.

3 Note sur l’organisation des activités dans les associations affiliées- 2017

Rappel : seules les activités organisées et encadrées par le club engagent sa responsabilité, et celles qui s’organisent entre pratiquants autonomes ne peuvent engager que la responsabilité des participants. 

Le président et les responsables d’activités doivent veiller à éviter tout risque de confusion.

Ainsi, seules les activités « encadrées » peuvent bénéficier de :

– L’inscription de l’activité au calendrier officiel du club ;

– L’utilisation des termes : « Le club de…. organise… » ;

– L’utilisation de matériel technique appartenant au club ;

– L’utilisation de matériel (ou support) de communication appartenant au club ;

– La possibilité de remboursement de frais par le club ;

– La prise de réservations dans un refuge au nom du club, etc.

4- Règles d’organisation des activités (avant, pendant et après la sortie) 

a. Avant la sortie 

L’encadrant responsable de la sortie doit s’assurer que le niveau et le nombre des participants correspondent bien au niveau de l’activité proposée.

L’hétérogénéité et le nombre de participants sont deux facteurs de difficulté de gestion d’un groupe.

Il conviendra donc de prendre en compte ces éléments dans l’organisation de l’activité (par exemple disposer d’au moins 2 personnes à l’encadrement si les participants sont nombreux ou si l’on prévoit qu’il y aura 2 niveaux de pratiquants). L’encadrant peut en effet être amené à scinder le groupe si un participant est en difficulté, et à faire redescendre une personne avant la fin du parcours ou avant les autres. Cette éventualité doit être prévue.

Avant la sortie, une fiche – sous forme papier ou informatique (voir modèle joint) – sera remplie par l’encadrant responsable de la sortie et validée par le président ou le responsable d’activité. 

L’encadrant responsable de la sortie : 

– s’assure que tous les participants sont licenciés et à jour de cotisation (en dehors de manifestations « ouvertes à tous ») ou bénéficient d’une carte découverte valable pour toute la durée de l’activité (N.B. Ces cartes sont valables par périodes indivisibles de 24, 48 ou 72 heures de 0h à minuit).

– rappelle l’utilité de la souscription de l’assurance de personne (individuelle-accident), seule susceptible de couvrir les frais de recherche et de secours,

– se renseigne sur la condition physique et les compétences techniques des participants,

– consulte les cartes (en France, la carte de référence est à l’échelle 1/25 000ème), les plans ou topos de la sortie envisagée.

– s’informe sur :

o la météorologie et les conditions nivologiques locales (passées et prévisibles) ;

o l’état des terrains, des sentiers ou des pistes, des voies, etc. selon l’itinéraire à emprunter ;

o les particularités liées au milieu naturel (zones réglementées : secteurs protégés, exploitation hydro- électrique, réserve de chasse, interdictions diverses…) et les risques particuliers à la date de la sortie ;

o les coordonnées des services de secours pour pouvoir donner l’alerte le cas échéant.

– .informe le groupe sur

o le but et l’intérêt de la sortie ;

o le déroulement de la sortie, le matériel et l’équipement nécessaires ;

o les risques et les consignes de sécurité.

– prépare le matériel collectif en fonction de l’activité programmée :

o des instruments pour l’orientation (a minima, carte(s) + boussole + altimètre) ;

4 Note sur l’organisation des activités dans les associations affiliées- 2017

o une trousse de première urgence (composée de produits de premiers secours. Sa composition varie selon le projet entrepris) ;

o un moyen de communication (téléphone GSM, émetteur radio…). Il vérifie le niveau de charge des batteries et le bon fonctionnement avant le départ ;

o des vivres et petits accessoires (cordelette, lampe, couteau, couverture de survie, etc.) ;

o le matériel technique adapté.

Le jour de la sortie, l’encadrant responsable : 

– pointe les présents et corrige, si nécessaire, la fiche de sortie collective ;

– contrôle que chaque participant dispose du matériel nécessaire et notamment du matériel de sécurité individuel en état de fonctionnement.

L’encadrant responsable de la sortie est en droit de refuser toute personne qui ne présenterait pas la condition physique ou les compétences qu’il juge nécessaire, et même en cas de doute sur celles-ci. 

Il peut écarter un participant dont le comportement pourrait affecter la sécurité du groupe. 

Il peut également refuser toute personne qui ne présenterait pas l’équipement requis. 

b. Pendant la sortie 

L’encadrant responsable de sortie doit : 

– assurer une progression, à la montée comme à la descente, qui ne mette aucune personne du groupe en contrainte (garder à l’esprit que tous les participants ne sont pas égaux face à l’effort physique et aux effets de l’altitude) ;

– exercer une surveillance auprès de tous et communiquer régulièrement avec chacun. Pour cela, l’encadrant peut se faire assister par un participant (serre-file par exemple) ;

– compter régulièrement les membres du groupe ;

– rester attentif à l’horaire, à l’évolution de la météo et du manteau neigeux (du niveau d’eau pour les activités spéléologie ou canyonisme) ;

– en cas de modification de l’itinéraire prévu, faire des choix en rapport avec le niveau des capacités du groupe (sur le plan physique et psychologique) : le niveau de difficulté ne pourra être supérieur à celui annoncé initialement. 

– ne jamais laisser un participant partir devant seul ou rester seul en arrière ;

– ne jamais laisser seul un participant, et en cas de difficulté apporter toute aide physique et psychologique à celui-ci ;

– appeler les secours, sans hésiter, en cas de difficulté ou d’accident, 

– savoir renoncer et expliquer sa décision.

c. Après la sortie : 

Recueillir les impressions des participants.

Au retour, informer le responsable d’activité et/ou le président du bon déroulement de la sortie et lui transmettre la fiche de sortie complétée.

d. En cas d’aléa : 

Au cours de la sortie, les décisions à prendre incombent au responsable de la sortie.

Elles seront prises avec sagesse et appliquées avec fermeté. Si l’un des participants refuse de s’y plier, il faudra tenter de le convaincre, et en cas d’échec lui signifier devant témoins qu’il s’exclut du groupe, à ses risques et périls. Au retour, informer le président du club de l’incident.

5- Cas particulier des séances en structures artificielles d’escalade (S.A.E) 

Compte tenu de la simplicité apparente de cette pratique et d’une sinistralité assez importante, il convient de respecter quelques règles spécifiques. 5 Note sur l’organisation des activités dans les associations affiliées- 2017

Il faut distinguer ici également les séances « encadrées » des pratiques non-encadrées (accès libre), et respecter à la lettre les modalités portées à la connaissance du public et des adhérents : par exemple une séance annoncée comme surveillée doit l’être effectivement.

a- Pratique « encadrée » (en particulier cours d’escalade) 

Les règles générales s’appliquent pour le choix des encadrants.

Les cadres doivent notamment :

– vérifier que chaque participant dispose pour chaque séance d’une licence à jour,

– présenter aux participants la liste des consignes (ou règlement intérieur) d’utilisation de la SAE et s’assurer de leur application,

– surveiller l’activité de façon efficace, pour pouvoir intervenir en cas d’insuffisance technique ou de comportement dangereux, en veillant tout particulièrement à l’encordement et à l’assurage, 

b- Pratique non encadrée (accès libre) 

Les associations qui bénéficient de créneaux d’accès libre pour leurs adhérents doivent en premier lieu respecter les termes de la convention de mise à disposition de la structure.

Elles doivent informer les pratiquants de l’absence de surveillance de l’activité, qui s’exerce sous leur seule responsabilité.

Elles doivent fixer les règles de fonctionnement et notamment :

– vérifier impérativement que chaque participant dispose pour chaque séance d’une licence à jour (ou en cas d’accord avec un autre organisme, justifie de son affiliation à celui-ci),

– faire systématiquement signer un document (en début de cycle ou à chaque séance pour les participants occasionnels) attestant de la connaissance des consignes et/ou du règlement intérieur de la salle,

– vérifier le niveau des grimpeurs : pas d’accès libre si le grimpeur ne dispose pas du niveau 3 du « Livret escalade »,

– ne pas autoriser l’accès aux mineurs non accompagnés d’une personne majeure responsable.

Cela suppose donc la présence d’au moins une personne responsable « de créneau» qui s’assure de ces vérifications.

6- Recommandations de pratique 

La fédération a édicté des recommandations spécifiques à chaque activité, qui s’imposent aux licenciés et que les encadrants doivent connaître. Elles sont accessibles sur le site Internet fédéral, rubrique Formation/Recomandations.

7- En cas d’accident ou de symptômes graves 

 protéger : soi-même, le groupe et la victime. Garder son sang-froid et éviter l’aggravation de la situation.

 alerter et secourir : apporter les premiers soins à la victime et avertir les secours. Surveiller en permanence l’évolution de son état et lui apporter tout le réconfort dont elle a besoin.

 éviter toute manipulation ou déplacement de la victime, sauf en cas de danger grave et imminent. Par exemple, dégager celui qui est enseveli sous une avalanche.

 rester calme et optimiste : maîtriser le groupe en le rassurant.

 rendre compte dès que possible au président du club organisateur.

 renseigner les victimes (et/ou leur famille) sur les formalités de déclaration d’accident auprès des assurances.

Paris, le 29 septembre 2017

Bénédicte Cazanave, Nicolas Raynaud et Luc Thibal 6 Note sur l’organisation des activités dans les associations affiliées- 2017